Оцифровка, Электронные архивы

          Проверка проводится путем сравнения заголовков и других реквизитов архивной описи с описью на обложках (титульных листах). Физическое состояние документов дел определяется путем их визуального постраничного просмотра и идентификации документов в середине дела.

 

          Во время проверки заполняется проверочный лист наличия и состояния дел, в котором фиксируется выявленные недостатки. На основании итоговых записей в проверочных листах составляется акт проверки наличия и состояния дел архивного подразделения в целом, который утверждается руководителем организации.

 

          В случае, если проверкой выявлена недостача дел, организовывается их поиск, для которого необходимо:

 

- Изучить учетные документы архива, в том числе о выдаче дел их архивного хранилища;

 

- Организовать поиск не найденных дел в структурных подразделениях, где они были сформированы;

 

- Изучить акты про изъятие на уничтожение документов, не внесенных в Нациолнальный архивный фонд, документы о передаче архивных дел другим организациям, на государственное хранение, а так же акты и проверочные листы предыдущих проверок.

 

          Розыск ненайденных документов проводится в течение 1-го года после завершения проверки наличия и состояния архивных дел.

 

          Дела, найденные в процессе поиска, помещаются на соответствующие места хранения. Дела, причины отсуствия которых подтверждены документально, исключаются из описей и других учетных документов.

 

          Документами, подтвержадющими отсутствие дел, могут быть:

 

- Акты об изъятии дел на уничтожение, не внесенных в Национальный архивный фонд;

 

- Акты о невосстановляемом повреждении дел;

 

- Акты передачи дел другим другим предприятиям и на государственное хранения.

 

          В случае, если дела не найдены и их отсутствие не подтверждено документально, то они остаются в розыске, на каждое дело заводится карточка учета невыявленного дела.

 

          Проверка наличия и состояния архивных дел проводится так же при передаче-приеме дел в связи со сменой руководителя архива (лица, ответственного за архив). При этом проверяется так же наличие и состояние учетных документов, справочного аппарата дел (поспорта архива, описи дел, книг нахождения и выбывания дел, дополнительных картотек и т.п.), печатей и штампов, которыми пользуется архив, стелажного, противопожарного и другого оборудования, охранной сигнализации, а так же условий хранения документов.

 

          Для передачи-принятия архива Приказом руководителя организации назначаеттся комиссия не менее, чем из трех человек, в составе которой обязательно должен быть включен представитель службы делопроизводства или лицо, ответственное за ведение делопроизводства. Составляется акт передачи-приема дел, учетно-справочного аппарата по нему, а так же помещений, оборудования и инвентаря архива. Акт подписывается лицами, которые сдают и принимают дела, членами комиссии и утверждается руководителем организации.